A vállalkozások működésében a számlázás mindennapos feladat, amelynek pontos szabályai vannak. Az egyik speciális formája a készpénzes számla, amelyet akkor kell kiállítani, ha a vevő a termék vagy szolgáltatás ellenértékét azonnal, készpénzben egyenlíti ki. Bár a készpénzes fizetés egyre inkább háttérbe szorul az elektronikus megoldások mellett, még mindig gyakran előfordul kisebb értékű ügyletek esetén. Ezért is fontos, hogy tisztában legyünk vele, hogy mik a készpénzes számla kiállításának szabályai.
Mi a készpénzes számla?
A készpénzes számla olyan bizonylat, amely a készpénzben történő azonnali fizetést igazolja. Ez azt jelenti, hogy a számla kiállításának pillanatában a fizetés is megtörténik, így nincs nyitott követelés, vagyis a számla nem tartozásként, hanem teljesített ügyletként jelenik meg.
Készpénzes számla kiállításának szabályai: Kötelező elemek
A készpénzes számla tartalmilag megegyezik a hagyományos számlával, azonban tartalmaznia kell a fizetés módjára vonatkozó jelölést is. A kötelező elemek közé tartoznak:
Különbség a halasztott fizetésű számlához képest
A készpénzes számla esetén a fizetés és a teljesítés egyidejű. Ezzel szemben a halasztott fizetésű számlánál a számla kiállításakor a vevő még nem egyenlíti ki az ellenértéket, hanem későbbi határidőt kap.
Számlázó programmal kiállított készpénzes számla
Ma már a legtöbb vállalkozás számlázóprogramot használ, amelyekben egyszerűen kiválasztható a „készpénz” fizetési mód. Ilyenkor a rendszer automatikusan rávezeti a bizonylatra, hogy a vevő készpénzben fizetett. Papír alapú kézi számlatömb esetén ezt külön fel kell tüntetni.
Adózási és adminisztrációs tudnivalók
A készpénzes számla bevételnek minősül, amelyet a könyvelésben azonnal rögzíteni kell. A pénztárkönyvben is szerepeltetni szükséges, hiszen készpénzes tranzakcióról van szó. Emellett fontos figyelni a készpénzforgalomra vonatkozó jogszabályokra is: vállalkozások között például meghatározott összeghatár felett tilos készpénzben teljesíteni a kifizetést.
Gyakorlati példák
Összegzés
A készpénzes számla kiállításának szabályai egyszerűek, de szigorúak: mindig tartalmazniuk kell a fizetés módját, és azonnali kiegyenlítést igazolnak. A helyes számlázás nemcsak a vállalkozás átláthatóságát biztosítja, hanem az adóhatósági ellenőrzések során is elengedhetetlen.
Hasonló cikkek:
– Folyamatos teljesítésű számla: mit jelent, és mikor kell alkalmazni?
– Tartós befektetési számla: okos megoldás a hosszú távú megtakarításra