Egyre több magyar vállalkozás dolgozik nemzetközi partnerekkel, ami természetes velejárója a globalizált piacnak. Ha külföldi szolgáltatótól vagy beszállítótól vásárolsz, előbb-utóbb találkozol a külföldi számla befogadása kérdéskörrel. Ez azonban nem csak egy egyszerű adminisztrációs feladat: komoly adózási és könyvelési szabályok vonatkoznak rá, amelyeket jó, ha ismersz.
Mit jelent a külföldi számla befogadása?
Egyszerűen fogalmazva: ha egy külföldi partner kiállít számodra egy számlát – legyen szó egy szoftver-előfizetésről, marketing szolgáltatásról vagy akár árubeszerzésről –, azt a magyar vállalkozásod könyvelésébe is be kell illeszteni. Nem mindegy azonban, hogyan történik ez, mert az ÁFA és a költségelszámolás szempontjából eltérő szabályok érvényesek.
Legfontosabb tudnivalók
- ÁFA kezelése: Az EU-s partnerektől érkező számlák esetében általában a fordított adózás szabálya érvényesül. Ez azt jelenti, hogy bár a számlán nem szerepel ÁFA, neked itthon be kell vallanod és egyúttal levonásba helyezheted (ha jogosult vagy rá).
- Harmadik országból érkező számla: Ha nem EU-s partnerrel dolgozol (pl. USA, Ázsia), akkor az importszolgáltatásokra vonatkozó szabályokat kell követni. Ilyenkor szintén előfordulhat, hogy neked kell bevallanod az ÁFÁ-t.
- Könyvelési szempontok: A külföldi számla befogadása során a könyvelődnek figyelnie kell arra, hogy a dokumentum minden szükséges adatot tartalmazzon (pl. a te céged adatai, teljesítési dátum). Ha valami hiányzik, előfordulhat, hogy nem számolható el költségként.
- Deviza kérdése: A számlát a könyveléshez forintra kell átszámolni a Magyar Nemzeti Bank hivatalos árfolyamán. Ez különösen fontos, ha a partner dollárban vagy euróban számlázott.
Külföldi számla befogadása: Gyakori hibák, amiket elkerülhetsz
- Nem megfelelő számla elfogadása – előfordulhat, hogy a külföldi partner olyan számlát állít ki, ami nem felel meg a magyar előírásoknak.
- ÁFA kezelésének elfelejtése – sokan nem tudják, hogy fordított adózás esetén is van bevallási kötelezettség.
- Helytelen árfolyam használata – a NAV ellenőrzés során gond lehet, ha nem a hivatalos MNB árfolyammal számoltál.
Összegzés
A külföldi számla befogadása nem ördöngösség, de fontos, hogy tisztában legyél a szabályokkal, és minden esetben egyeztess a könyvelőddel. Ha jól kezeled, gond nélkül elszámolhatod a költségeket, és elkerülheted a későbbi adóhatósági kellemetlenségeket.
